如何利用時間
轉載 在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法
簡單來說，計算個人時間的單位不是分鐘，而是你完成了多少事情。每一週一定都有七天，但如果我在一週內寫了七篇部落格文章、完成刺客教條三遊戲、看了一場電影、去了一次踏青、吃了四間好吃餐廳，並且把工作進度順成完成。那麼我對時間的感受將會有所不同，會真正覺得自己擁有了更多的時間。
所以「節省時間」，就是把事情更快完成的方法，或是不要再去做沒用的事情的方法。
而「擁有更多時間」，則是利用時間去做有意義的事情的方法。
無論是工作、生活、家庭或娛樂。
- 01.「雲端同步」：讓檔案管理更快完成
善用 Dropbox 這類同步服務可以讓很多事情變得更快完成，甚至，有些時候再也不用做那些重複麻煩的事情。
包含不需要再重複著把檔案複製到隨身碟的動作。不需要擔心在多台電腦之間傳遞檔案時版本新舊。甚至可以大量減少自己去備份檔案的次數。
然後，如果有一天硬碟壞掉、檔案損壞，也可以更快完成還原正確檔案的步驟，因為從雲端直接復原即可。
- 02.「協同合作」：把時間全部用在編輯文件上
使用 Google Drive 這樣的線上即時同步編輯工具有很多好處，其中最大的優點就是讓我們把僅有的時間花在刀口上。
如果沒有線上多人同步編輯，那麼要在工作團隊之間合作某個文件時，會增加很多時間花費，尤其在不斷重複寄件、下載檔案的動作，或是花費很多時間在檔案版本的整合、確認上。
但最重要的事情是什麼？是「編輯」本身吧！所以線上協同合作的好處，就是把上面那些溝通動作全部省去，但省去不是重點，重點是你可以把時間真正花在最重要的「編輯」本身。
- 03.「無紙化」：不做無用的列印、寄件、整理動作
當然，或許不可能也不需要百分之百無紙化，但如果可以的話，應該在工作上盡量的追求無紙化的工作方法。
因為在紙本的作業流程中，像是列印、寄件、整理紙張這些動作，老實說都和你的「生產」本身沒關係，而是無端多出很多無用的行政流程。
所以如果能夠盡可能的不要列印、寄件、整理紙張，如果所有內容都儲存在像是 Evernote、 Google Drive，或者 Word 等檔案裡，利用數位檔案來工作，可以避免你把寶貴時間花在幫助很小的事情上。
- 04.「Web App」：和生產力無關的動作避免重複做
安裝單機軟體有什麼缺點？如果換一台電腦，或是重新安裝軟體，那麼之前所有的設定都要重新跑一次。
Web App 有什麼優點？那就是你在網路上設定完成，從此你不管換到哪一台電腦重新要使用它，它依然保持著你之前做好的所有設定和內容。
現在的手機 App、瀏覽器套件、電腦單機軟體，都可能還有類似的缺點，要不然就是要麻煩自己去備份還原。而一個雲端的系統， Web App 的架構，可以再也不需要重複做這些一樣的、無關生產力的事情。
- 05.「Google Reader」：重點是閱讀本身，不是翻閱這個動作
如果你有10個每天都想看的內容網站，若是要每天都花費時間去進行重複的打開每個網頁、瀏覽每個網頁有沒有最新消息的動作，這是你閱讀的目的嗎？
閱讀的目的應該在於讀到內容，而不在於去到那個網站（是的，身為部落客好像不應該這麼講，但身為追求生產力的工作者來說，這才是好方法）。
所以 Google Reader 仍然是必要的，即使是社群，你還是不得不點開那個網頁去看，而且社群還沒辦法讓你自己很方便的去整理。
但 Google Reader 上可以直接把優質網站的文章抓到閱讀器中，你可以從單一的閱讀器快速瀏覽所有文章，省去那些點開網頁的無謂翻書動作。
- 06.「搜尋」：不要想了，去行動吧！
搜尋的意義，我覺得那代表跨出第一步的行動。
很多時候我們遇到問題，然後開始一直想、一直煩惱，如果你有時間去擔心「不知道怎麼解決問題」這件事，為什麼不把這個時間花在一個最簡單的行動：「去搜尋」上呢？
擁有時間，就是讓自己去做有意義的事情。遇到疑難與其自己空想，把時間花在用 Google 搜尋上，這才會展開行動！
- 07.「待辦清單」：隨時知道自己有空時可以做什麼
我們其實常常遇到有空的時間，只是我們不會利用。每次遇到空檔時間，我們只會東摸西摸讓時間溜走。
這時候應該要事先準備好一份「待辦事項」清單，下次遇到有空的時間時，立刻從待辦事項裡挑一件事情來完成，把時間利用掉！
要不然，你遇到再多次空檔時間，你還是一樣誤以為自己沒時間。
- 08.「行動裝置」：讓零碎時間也可以發揮價值
很多時候可能知道自己有空，但有空的時間非常短暫，例如等車空檔、通勤途中，但如果能夠把這些時間也拿來利用，那麼就會真正覺得自己擁有了更多的時間，因為你完成了更多事情。
利用智慧型手機，不管是 Android 或 iOS 等，這些零碎時間可以收發個郵件、做一些筆記，甚至要編輯一下文件、心智圖也不是問題。
行動裝置真的是可以讓我們擁有更多時間的好工具，只要用得其所。
- 09.「隔離」：一次只做一件事情
我最近把手機上所有社群、即時通的通知全部關掉，只保留了和自己最重要的朋友的即時通通知，幸好使用 Cubie 的只有我們兩個。
因為當我正在利用零碎時間，在手機上處理一件事情時，彈出的通知非常容易打斷我的工作節奏，讓我變成一次做太多事情。
但這是數位環境很容易出現的問題，資訊太多太雜，因此第一步就是要隔離他們，例如正在專心工作時，把這些新訊通知全部隔離起來。
- 10.「社群」：讓一件事情產生更多價值
前面才說要隔離通知，現在居然說社群也對擁有更多時間有幫助？這裡面的道理在哪裡呢？
其實很簡單，例如我寫出了今天這篇文章，我把文章分享到社群，獲得了一些討論、一些傳播，效應多大我還不確定，但只要有新的回應，這樣這篇文章的生產價值不就有了新的提昇？
社群傳播就像滾雪球，我先花時間創造出這件事情的基本價值，接著讓其他受眾一起花時間把這件事情的價值愈做愈大，我們彼此互相做著這樣的事情，讓一件生產可以超乎一個人可以做到的範疇，這當然是善用時間！
- 小結：
以上，我從 10 個不同的角度，分享了在數位、雲端的時代裡，我們如何可以善用這些工具服務，讓自己節省並擁有更多時間，成為可以真正掌握時間的工作者與生活者。
最後，也歡迎大家分享你的經驗與想法！
另外，對數位工作方法有興趣的朋友，也歡迎加入我最新成立的「數位工作研究會（ Google+ 社團）」。
留言
張貼留言